「ビジネスメールの書き方がわからない」「上司への報告メールが苦手」そんな悩みを抱えていませんか?
ChatGPTなどの生成AIを活用すれば、ビジネスメールの作成がスムーズになります。この記事では、就労移行支援を利用している方や障害者雇用で働く方に向けて、職場で使えるビジネスメールのプロンプト集をご紹介します。
この記事で得られること:
- 報告・連絡・相談のメール文例
- シーン別のビジネスメールテンプレート
- 丁寧で適切な表現の習得
- メールの添削・改善サポート
プロンプトをコピー&ペーストして、【】内をあなたの情報に置き換えるだけで、すぐに使えます。
目次
【重要】AIを使用する際の注意事項
AIツールを使用する前に、必ずお読みください:
- AIは必ずしも正確な情報を生成するとは限りません。生成された内容には、誤りや不適切な表現が含まれる可能性があります。
- 送信・提出前には、必ず内容を確認してください。特に、宛先・日時・金額・固有名詞などは必ずチェックしましょう。
- 機密情報や個人情報の入力は慎重に行ってください。社外秘の情報や、他者の氏名・住所・連絡先などの個人情報は入力しないようご注意ください。
- 本プロンプト集の利用は自己責任でお願いいたします。当サイトは、プロンプトの使用により生じたいかなる不利益・損害についても、一切の責任を負いかねます。
- 生成された文章やメールは「たたき台」として参考にし、実際の状況や相手との関係性に合わせて適宜調整してください。
- 重要な連絡や判断が必要なメールについては、送信前に上司や支援者など、信頼できる第三者に確認してもらうことをおすすめします。
ChatGPT/生成AIの使い方
ChatGPTなどの生成AIツールに、この記事のプロンプト(指示文)をコピー&ペーストするだけで利用できます。【】で囲まれた部分をあなたの情報に置き換えてから入力してください。
詳しい使い方やChatGPTの始め方は、以下の記事で画像付きで解説しています: → ChatGPTの使い方完全ガイド|就労移行支援での活用方法
ビジネスメール作成に使えるプロンプト集
1. 質問・相談メールを作成するプロンプト
上司や先輩に質問や相談をする時のメールを作成します。
【コピペ用】プロンプトテンプレート:
宛先:【相手の役職・名前】
目的:【質問または相談したいこと】
背景:【なぜ質問・相談が必要になったのか】
具体的な質問内容:【何を知りたいか、何を相談したいか】
期限:【いつまでに回答がほしいか(任意)】
上記の内容でビジネスメールを作成してください。丁寧で分かりやすい表現でお願いします。
実際の記入例:
宛先:上司の田中課長
目的:来週の会議資料の作成方法について質問したい
背景:初めて会議資料を作成することになったが、どのような形式で作成すればよいかわからない
具体的な質問内容:使用するテンプレートの場所、記載すべき項目、提出期限を教えてほしい
期限:明日中に教えていただけると助かります
上記の内容でビジネスメールを作成してください。丁寧で分かりやすい表現でお願いします。
解答例:
件名：会議資料の作成方法についてのご相談
田中課長
お疲れ様です。〇〇部の［あなたの名前］です。
来週の会議に向けた資料の作成を担当させていただくことになりましたが、今回が初めてのため、作成方法についていくつか確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
お手数をおかけしますが、以下の点についてご教示いただけますでしょうか。
・使用すべきテンプレートがある場合、その保存場所
・資料に記載すべき項目や構成の概要
・提出の締切日時
可能であれば、明日中にご回答いただけますと大変助かります。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――
［あなたの名前］
［所属部署］
［連絡先（内線・メールなど）］ポイント:
- 件名は内容が一目でわかるものにしましょう
- 質問の背景を簡潔に説明すると相手が理解しやすくなります
- 複数質問がある場合は箇条書きにすると分かりやすいです
- 期限がある場合は明確に伝えましょう
2. 報告メールを作成するプロンプト
業務の進捗や完了を報告するメールを作成します。
【コピペ用】プロンプトテンプレート:
宛先:【相手の役職・名前】
報告内容:【何を報告するか】
作業内容:【実施した作業の詳細】
結果:【作業の結果や成果】
気づいた点や課題:【問題点や今後の課題(あれば)】
次の予定:【今後の対応や次のステップ(あれば)】
上記の内容で業務報告メールを作成してください。簡潔で分かりやすい表現でお願いします。
実際の記入例:
宛先:上司の田中課長
報告内容:本日指示されたデータ入力作業の完了報告
作業内容:顧客データ500件の入力作業
結果:予定通り500件すべて入力完了、ダブルチェックも実施済み
気づいた点や課題:3件ほど住所の記載が不明瞭なデータがあり、別シートにメモしました
次の予定:明日は残りの300件を入力予定です
上記の内容で業務報告メールを作成してください。簡潔で分かりやすい表現でお願いします。
解答例:
件名：本日のデータ入力作業完了のご報告
田中課長
お疲れ様です。〇〇部の［あなたの名前］です。
本日ご指示いただいた顧客データ500件の入力作業が完了しましたので、ご報告いたします。
・作業結果：予定通り500件すべて入力完了
・確認状況：ダブルチェックも実施済みです
・気づいた点：住所の記載が不明瞭なデータが3件ありましたので、別シート「住所確認用」にまとめております
なお、明日は残りの300件の入力作業を進める予定です。
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
――――――――――
［あなたの名前］
［所属部署］
［連絡先（内線・メールなど）］ポイント:
- 結論(完了したか/未完了か)を最初に伝えましょう
- 数字や具体的な情報を入れると分かりやすくなります
- 問題があった場合は、対応策も一緒に報告しましょう
- 定期報告の場合は、テンプレートを作っておくと便利です
3. お詫び・訂正メールを作成するプロンプト
ミスをした時の謝罪や訂正を伝えるメールを作成します。
【コピペ用】プロンプトテンプレート:
宛先:【相手の役職・名前】
お詫びする内容:【何についてのお詫びか】
ミスの詳細:【どのようなミスをしたか】
原因:【なぜミスが起きたか】
対応策:【すでに取った対応、または今後の対応】
再発防止策:【同じミスを防ぐための対策】
上記の内容でお詫びメールを作成してください。誠意が伝わる丁寧な表現でお願いします。
実際の記入例:
宛先:上司の田中課長
お詫びする内容:昨日提出した報告書の数字の誤りについて
ミスの詳細:売上金額を100万円と記載すべきところを10万円と記載してしまった
原因:最終確認を怠ってしまったため
対応策:正しい数字の報告書を再作成し、本メールに添付いたしました
再発防止策:今後は必ず印刷して紙でも確認するようにいたします
上記の内容でお詫びメールを作成してください。誠意が伝わる丁寧な表現でお願いします。
解答例:
件名：報告書記載ミスのお詫びと再提出のご連絡
田中課長
お疲れ様です。〇〇部の［あなたの名前］です。
昨日ご提出いたしました報告書に誤りがありましたこと、深くお詫び申し上げます。
具体的には、売上金額を本来「100万円」と記載すべきところを「10万円」と記載してしまうミスがございました。最終確認を十分に行わなかったことが原因であり、確認不足を深く反省しております。
本日、正しい金額を反映した修正版の報告書を再作成し、本メールに添付いたしました。ご確認いただけますと幸いです。
今後は、提出前に必ず印刷して紙でも内容を確認するなど、複数の方法でチェックを行い、再発防止に努めてまいります。
このたびはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
引き続き、よろしくお願いいたします。
――――――――――
［あなたの名前］
［所属部署］
［連絡先（内線・メールなど）］ポイント:
- まず謝罪の言葉から始めましょう
- 言い訳ではなく、事実と対応策を伝えることが大切です
- 既に対応済みの場合はそれを明記しましょう
- 再発防止策を示すことで信頼回復につながります
4. 依頼メールを作成するプロンプト
他の人に協力や対応をお願いするメールを作成します。
【コピペ用】プロンプトテンプレート:
宛先:【相手の役職・名前】
依頼内容:【何をお願いしたいか】
背景・理由:【なぜその依頼が必要か】
具体的にしてほしいこと:【相手にどのような行動を取ってほしいか】
期限:【いつまでに対応してほしいか】
補足情報:【必要な資料や情報(あれば)】
上記の内容で依頼メールを作成してください。相手が快く引き受けたくなるような丁寧な表現でお願いします。
実際の記入例:
宛先:同僚の佐藤さん
依頼内容:来週の会議資料の確認をお願いしたい
背景・理由:初めて作成する資料なので、経験豊富な佐藤さんにチェックしていただきたい
具体的にしてほしいこと:添付の資料を確認いただき、修正点や改善点があれば教えてほしい
期限:会議が金曜日なので、できれば水曜日までにお願いしたい
補足情報:資料は全5ページです。特に3ページ目のグラフが分かりにくくないか見ていただきたいです
上記の内容で依頼メールを作成してください。相手が快く引き受けたくなるような丁寧な表現でお願いします。
解答例:
件名：会議資料のご確認のお願い
佐藤さん
お疲れ様です。〇〇部の［あなたの名前］です。
突然のお願いで恐縮ですが、来週の会議に使用する資料の確認をお願いできないでしょうか。
今回が初めての資料作成ということもあり、資料作成のご経験が豊富な佐藤さんに、一度目を通していただけたら心強いです。
添付の資料は全5ページで、特に3ページ目のグラフの見せ方について、自分でも少し分かりづらいかもしれないと感じています。
全体的な構成や内容についても、修正点や改善点などあれば率直にご指摘いただけますと助かります。
会議は金曜日に予定されておりますので、可能であれば水曜日までにご確認いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――
［あなたの名前］
［所属部署］
［連絡先（内線・メールなど）］ポイント:
- 「お忙しいところ恐縮ですが」などクッション言葉を使いましょう
- 依頼する理由を明確に伝えると協力を得やすくなります
- 相手の負担を考えた期限設定をしましょう
- 依頼が完了したら必ずお礼のメールを送りましょう
5. お礼メールを作成するプロンプト
協力してもらった時や指導を受けた時のお礼メールを作成します。
【コピペ用】プロンプトテンプレート:
宛先:【相手の役職・名前】
お礼する内容:【何に対してのお礼か】
感謝している点:【特にどの点が助かったか、学びになったか】
今後について:【学んだことをどう活かすか、今後の抱負】
上記の内容でお礼メールを作成してください。感謝の気持ちが伝わる表現でお願いします。
実際の記入例:
宛先:上司の田中課長
お礼する内容:昨日の業務指導について
感謝している点:Excel関数の使い方を丁寧に教えていただき、作業効率が大幅に上がりました
今後について:教えていただいた方法を他の業務にも活用し、さらにスキルアップしていきます
上記の内容でお礼メールを作成してください。感謝の気持ちが伝わる表現でお願いします。
解答例:
件名：昨日のご指導へのお礼
田中課長
お疲れ様です。〇〇部の［あなたの名前］です。
昨日は業務中にもかかわらず、Excel関数の使い方について丁寧にご指導いただき、誠にありがとうございました。
課長に教えていただいた方法をさっそく業務で活用したところ、作業効率が大幅に向上し、今まで時間がかかっていた処理をスムーズに進めることができました。
今後も、今回学んだ内容を他の業務にも活かし、さらにスキルアップを目指して取り組んでまいります。
改めて、温かいご指導に感謝申し上げます。今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします。
――――――――――
［あなたの名前］
［所属部署］
［連絡先（内線・メールなど）］ポイント:
- なるべく早くお礼を伝えましょう(当日中が理想的)
- 具体的に何が助かったかを伝えると喜ばれます
- 簡潔に、でも誠意を持って書きましょう
- お礼メールに返信は不要ですが、軽い返信があっても問題ありません
6. 休暇申請・遅刻連絡メールを作成するプロンプト
休暇や遅刻・早退の連絡をするメールを作成します。
【コピペ用】プロンプトテンプレート:
メールの種類:【休暇申請 / 遅刻連絡 / 早退連絡 / 欠勤連絡】
宛先:【上司の役職・名前】
日時:【いつの休暇/遅刻/早退か】
理由:【理由(通院、体調不良など)】
業務の引き継ぎ:【担当業務の対応状況や引き継ぎ(あれば)】
緊急連絡先:【必要な場合の連絡先】
上記の内容でメールを作成してください。簡潔で分かりやすい表現でお願いします。
実際の記入例:
メールの種類:休暇申請
宛先:上司の田中課長
日時:来週火曜日(12月10日)の午後半休
理由:定期通院のため
業務の引き継ぎ:午前中に当日の業務は完了させます。急ぎの案件はありません
緊急連絡先:携帯電話に連絡いただければ対応可能です
上記の内容でメールを作成してください。簡潔で分かりやすい表現でお願いします。
解答例:
件名：12月10日（火）の午後半休申請について
田中課長
お疲れ様です。〇〇部の［あなたの名前］です。
来週12月10日（火）の午後、定期通院のため半日休暇を取得させていただきたく、ご連絡いたしました。
当日の業務については午前中に完了させる予定で、現時点で急ぎの案件はございません。
万が一緊急のご連絡が必要な場合は、携帯電話にご連絡いただければ対応可能です。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
――――――――――
［あなたの名前］
［所属部署］
［連絡先（内線・メールなど）］ポイント:
- できるだけ早めに連絡しましょう(前日までが望ましい)
- 当日の急な休みの場合は、まず電話連絡をしてからメールを送りましょう
- 担当業務の状況を伝えると周囲が対応しやすくなります
- 定期通院などは事前に上司に相談しておくとスムーズです
7. 確認・問い合わせメールを作成するプロンプト
スケジュールや指示内容の確認をするメールを作成します。
【コピペ用】プロンプトテンプレート:
宛先:【相手の役職・名前】
確認したい内容:【何を確認したいか】
現在の理解:【自分が理解している内容】
不明な点:【具体的に確認したいポイント】
確認が必要な理由:【なぜ確認が必要か】
上記の内容で確認メールを作成してください。相手に確認してほしい内容が明確に伝わる表現でお願いします。
実際の記入例:
宛先:上司の田中課長
確認したい内容:明日の会議の開始時間と場所
現在の理解:午後2時から3階の会議室で開催と理解しています
不明な点:会議室が「A」か「B」かが不明確です
確認が必要な理由:資料を事前に会議室に運ぶ必要があるため、正確な場所を確認したいです
上記の内容で確認メールを作成してください。相手に確認してほしい内容が明確に伝わる表現でお願いします。
解答例:
件名：明日の会議の開始時間および会議室についての確認
田中課長
お疲れ様です。〇〇部の［あなたの名前］です。
明日の会議について、午後2時から3階の会議室で開催と理解しておりますが、
使用する会議室が「A会議室」か「B会議室」かが確認できておらず、ご教示いただけますでしょうか。
当日使用する資料を事前に会議室へ運ぶ必要があるため、正確な場所を把握しておきたく、念のためご連絡させていただきました。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
――――――――――
［あなたの名前］
［所属部署］
［連絡先（内線・メールなど）］ポイント:
- 自分なりに調べた上で、不明な点だけ確認しましょう
- YesかNoで答えられる質問にすると相手の負担が少なくなります
- 口頭で聞いた内容でも、重要なことはメールで再確認すると安心です
- 「念のため確認ですが」というクッション言葉を使うと丁寧です
8. メールの添削・改善プロンプト
作成したメールをチェックして改善します。
【コピペ用】プロンプトテンプレート:
以下のビジネスメールをチェックし、改善点や修正案を提示してください。
メールの目的:【報告 / 質問 / 依頼 / お詫び など】
送信先:【上司 / 同僚 / 取引先 など】
作成したメール:
"""
【ここにメール本文を貼り付け】
"""
改善してほしい点:【より丁寧にしたい / 簡潔にしたい / 分かりやすくしたい など】
ビジネスマナーに沿った、適切な表現に修正してください。
実際の記入例:
以下のビジネスメールをチェックし、改善点や修正案を提示してください。
メールの目的:質問
送信先:上司
作成したメール:
"""
田中さん
さっきの仕事のことなんですけど、やり方がよくわかりません。
教えてください。
"""
改善してほしい点:もっと丁寧でビジネスらしい表現にしたい
ビジネスマナーに沿った、適切な表現に修正してください。
解答例:
### ✅ 改善ポイント
| 項目 | 現在の状態 | 改善案 |
| ----- | ------------------- | --------------- |
| 宛名 | 呼び捨て（田中さん） | 「田中課長」など役職名をつける |
| 曖昧な表現 | 「さっきの仕事」では伝わらない | 業務内容を明確にする |
| 丁寧さ | 「教えてください」だけではぶっきらぼう | 丁寧語で依頼し、理由も添える |
| 件名なし | ビジネスメールでは必須 | 件名を明確に記載する |
---
### ✍️ 修正例（ビジネスマナーに沿った丁寧な表現）
件名：業務の進め方についてのご相談
田中課長
お疲れ様です。〇〇部の［あなたの名前］です。
先ほどご指示いただいた○○の業務について、進め方に不明点があり、ご相談させていただきました。
具体的にどのような手順で進めるべきか、ご教示いただけますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
――――――――――
［あなたの名前］
［所属部署］
［連絡先］
ポイント:
- 送信前に必ず読み返しましょう
- 宛名、敬称、署名など基本的な要素が揃っているか確認しましょう
- 一文が長すぎないか、分かりやすいかチェックしましょう
- 重要なメールは上司や先輩に確認してもらうと安心です
その他の関連プロンプト集
ビジネスメールと合わせて、就職活動の準備も進めましょう。
就職活動で役立つプロンプト集:
支援者向けプロンプト集:
まとめ
この記事では、ビジネスメール作成に役立つChatGPTプロンプトを8つご紹介しました。
ビジネスメール作成の重要ポイント:
- AIで作成したメールは必ず内容を確認してから送信する
- 宛先、日時、固有名詞などのミスに特に注意する
- 重要なメールは上司や先輩に確認してもらう
- 相手の立場や状況を考えた表現を心がける
ビジネスメールは職場でのコミュニケーションの基本です。AIを活用して効率的に学びながら、徐々に自分で書けるようになっていきましょう。
次のステップ: 就労移行支援事業所でのPC訓練やビジネスマナー研修と組み合わせることで、より実践的なスキルが身につきます。分からないことがあれば、遠慮せず支援員に相談しましょう。
※本プロンプト集は就労移行支援を利用する方の就職活動をサポートすることを目的としています。生成されたコンテンツの使用は自己責任でお願いします。
この記事の監修者
市原 早映（いちはら さえ）
2017年より就労移行支援・定着支援の現場で支援に従事。就労移行の立ち上げにも携わり、現在は定着支援に従事しながら就労移行支援もサポートしています。
