この記事は、サービス管理責任者の市原 早映が監修しています。
このページで解決できること
- 下書きゼロでも、200字の丁寧なビジネスメールが3分で完成します
- 「丁寧すぎ？カジュアルすぎ？」の悩みを解決。3つのトーンで同時に候補が出せます
- 謝罪メールや依頼メールなど、難しい場面でも迷わず送れるテンプレートがあります
「メールを書き始めると2時間かかる」「敬語が合っているか不安で送れない」「何度も読み返して結局送信できない」。そんなあなたのために、0から始められる実践ガイドを用意しました。
【準備編】AIツールの選び方と始め方（5分）
ステップ1：どのAIツールを使うか選ぶ
無料で使えるAIツールは3つあります。どれか1つあれば大丈夫です。
| ツール名 | おすすめポイント | 料金 |
|---|---|---|
| ChatGPT | 一番有名。使い方の情報が多い | 無料版あり |
| Gemini | Googleアカウントがあればすぐ使える | 無料 |
| Claude | 長文に強い。この記事のプロンプトと相性◎ | 無料版あり |
迷ったら→ChatGPT（無料版）**がおすすめです。
ステップ2：アカウントを作る（ChatGPTの場合）
所要時間：3分
- ChatGPTのサイトを開く
- パソコン：「ChatGPT」で検索 → 「OpenAI」の公式サイトを開く
- スマホ：App StoreまたはGoogle Playで「ChatGPT」と検索→アプリをダウンロード
- 「Sign up（サインアップ）」をクリック
- メールアドレスを入力、またはGoogleアカウントでログイン
- パスワードを設定（メモしておきましょう）
- 確認メールが届く
- メールボックスを確認
- 確認リンクをクリック
- ログイン完了
- 画面下に、白い入力欄が表示されていればOKです
ステップ3：動作確認してみる
画面下の白い入力欄に、試しにこう入力してみましょう：
こんにちは。使い方を教えてください。
Enterキーを押すと、AIが返事を返してきます。
返事の例（どれが出ても正常です）：
- 「こんにちは！使い方をご案内します…」
- 「こんにちは！ChatGPTです。何でもお聞きください」
- 「ようこそ！どのようなことをお手伝いしましょうか？」
このような返事が返ってくれば、準備完了です。
不安を感じる方へ：
このページの後半に「なぜ毎回違うのか」「どう対処すればいいか」を詳しく説明しています。
不安な方は、こちらのセクションを先にお読みください。
大丈夫な方へ：
まずは下の実践編で、実際にメールを作ってみましょう。
【実践編1】基本の下書きメールを作る（初めての方向け）
例題：「取引先に会議の日程調整をお願いするメール」を作る
実際に手を動かしながら、一緒にやってみましょう。
手順1：プロンプト（AIへの指示文）をコピーする
下の四角の中の文章を、全部コピーしてください。
次の要点を丁寧なビジネスメール（200字以内）にしてください。
【ルール】
- 結論を最初に書く
- 主語を明確にする
- 依頼内容には具体的な日程候補をつける
- トーンは丁寧で誠実に
- 署名は不要
【宛先】
営業部 田中課長
【要点】
先日の企画書、修正しました。
確認してほしいです。
今週中にフィードバックもらえると助かります。
【候補日時】
金曜日の午前中、または月曜日の午後
コピーのやり方
- パソコン：文章を選択 → 右クリック →「コピー」、またはCtrl+C（MacはCommand+C）
- スマホ：文章を長押し →「全てを選択」→「コピー」
手順2：ChatGPTに貼り付ける
- ChatGPTの画面下の入力欄をクリック
- 貼り付け
- パソコン：右クリック →「貼り付け」、またはCtrl+V（MacはCommand+V）
- スマホ：入力欄を長押し →「ペースト」
- Enterキーを押す（スマホは「送信」ボタンをタップ）
手順3：AIが作った文章を確認する
3秒ほど待つと、AIが次のような文章を返してきます：
田中課長
お疲れ様です。
先日ご指摘いただいた企画書の修正が完了いたしましたので、 ご確認をお願いできますでしょうか。
ご多忙のところ恐縮ですが、今週中にフィードバックをいただけますと幸いです。
ご確認いただけるお時間として、以下の候補日をご提案いたします：
- 金曜日 午前中
- 月曜日 午後
ご都合の良い時間をお知らせください。 よろしくお願いいたします。
これで完成です！
手順4：自分用にカスタマイズする（必要な場合のみ）
「もう少し短くしたい」「もっと丁寧にしたい」など、調整したい場合は、続けて指示を出せます。
入力欄に、こう書いてみましょう：
もう少し短くしてください
すると、AIがすぐに短いバージョンを作り直してくれます。
よく使う調整指示
- 「もう少し短くして」
- 「もっと丁寧な言い回しにして」
- 「カジュアルなトーンにして」
- 「150字以内にまとめて」
- AIが作った文章をコピー
- パソコン：文章を選択 → Ctrl+C
- スマホ：文章を長押し →「コピー」
- メールソフトを開く
- Outlook、Gmail、Thunderbirdなど、いつも使っているメールソフト
- 新規メールの本文欄に貼り付け
- Ctrl+V（スマホは長押し →「ペースト」）
- 最終確認
- 宛先は合っているか
- 日付や時間は正しいか
- 誤字はないか
- 送信ボタンを押す
お疲れ様でした！これで1通完成です。
【実践編2】3つのトーンで同時に候補を出す
こんな時に使えます
- 相手との距離感がわからない
- 社内の人にどこまで丁寧にすべきか迷う
- 「普通」がわからない
実際にやってみましょう
例題：「明日の会議の時間を変更してほしい」というメールを作る
手順1：プロンプトをコピー
下の四角の中の文章を、全部コピーしてください。
次の内容を3つのトーンでメール文にしてください。
【内容】
明日の10時の打ち合わせ、急用が入ってしまいました。
15時に変更してもらえませんか。
【出力形式】
1. 丁寧（目上の方・初めての方向け）
2. フラット（同僚・普段やり取りのある方向け）
3. 超簡潔（チャットツール・急ぎの連絡向け）
それぞれに適切な件名もつけてください。
手順2：ChatGPTに貼り付けて、Enterキーを押す
- ChatGPTの画面下の入力欄をクリック
- 貼り付け
- パソコン：右クリック →「貼り付け」、またはCtrl+V（MacはCommand+V）
- スマホ：入力欄を長押し →「ペースト」
- Enterキーを押す（スマホは「送信」ボタンをタップ）
手順3：3つのバージョンが出てくる
AIが次のように、3つのトーンで同時に作ってくれます：
【1. 丁寧バージョン】
件名：【日程変更のお願い】明日の打ち合わせについて
○○様
お疲れ様です。
明日10時にお約束しておりました打ち合わせですが、 急な予定が入ってしまい、誠に申し訳ございませんが 時間の変更をお願いできますでしょうか。
可能であれば、同日15時からに変更させていただきたく存じます。
ご迷惑をおかけし大変恐縮ですが、 ご検討のほどよろしくお願いいたします。
【2. フラットバージョン】
件名：明日の打ち合わせ時間変更のお願い
○○さん
お疲れ様です。
明日10時の打ち合わせですが、急用が入ってしまいました。 申し訳ないのですが、15時に変更していただけないでしょうか。
ご都合が悪い場合は他の時間でも調整しますので、 お知らせください。
よろしくお願いします。
【3. 超簡潔バージョン（チャット向け）】
明日10時の打ち合わせ、急用で15時に変更できますか？ 都合悪ければ他の時間でも大丈夫です。
手順4：自分の状況に合うトーンを選ぶ
- 取引先や上司 → 丁寧バージョン
- 同僚や普段やり取りのある人 → フラットバージョン
- Slackなど急ぎの連絡 → 超簡潔バージョン
迷ったら、「フラット」を選ぶと失敗しにくいです。
手順5：選んだ文章をコピーして、メールに貼り付け
（手順は「実践編1」と同じです）
【実践編3】謝罪メールを作る（ミスした時）
ミスをした時、パニックになって何を書けばいいかわからなくなりますよね。
このテンプレートを使えば、必要な要素が全て入った謝罪メールが3分で完成します。
例題：「資料の添付ミスをしてしまった」
手順1：プロンプトをコピー
下の四角の中の文章を、全部コピーしてください。
次の事実関係をもとに、謝罪メール（150〜220字）を作成してください。
【含めるべき内容】
1. 謝罪
2. 何が起きたか（事実）
3. 原因
4. 再発防止策
5. 再確認のお願い
【事実】
昨日送った資料の添付ファイルが間違っていました。
古いバージョンを送ってしまい、
本日の会議で混乱を招いてしまいました。
【トーン】
誠実で責任を持った印象。言い訳はしない。
手順2：事実の部分を自分の状況に書き換える
【事実】の部分だけ、自分の状況に書き換えてください。
例：
【事実】
報告書の締切を1日間違えて認識していました。
今日が締切だと思っていたのですが、実際は昨日でした。
提出が1日遅れてしまい、ご迷惑をおかけしました。
他の部分はそのままでOKです。
手順3：ChatGPTに貼り付けて、Enterキーを押す
手順4：AIが作った謝罪メールを確認
○○様
大変申し訳ございません。
報告書の提出期限を誤って認識しており、 本日提出と思い込んでおりましたが、 実際の締切は昨日でした。
原因は、スケジュール管理の確認不足です。
再発防止として、今後は依頼を受けた時点で カレンダーに登録し、前日にもアラームで 再確認する仕組みを導入いたします。
本日中に提出いたしますので、 お手数ですがご確認をお願いできますでしょうか。
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
ポイント：
- 言い訳をしていない
- 原因と対策が明確
- 次のアクションが示されている
手順5：内容を最終確認してから送信
謝罪メールは特に重要なので、送信前に：
- 事実関係は正確か
- 再発防止策は実行可能か
- 相手を責めるような表現はないか
- 次にやるべきことが明確か
これらを確認してから送信しましょう。
【実践編4】依頼・お願いメール（締切延長など）
「締切を延ばしてほしい」「手伝ってほしい」など、お願いする時のメールです。
例題：「報告書の提出を3日延ばしてほしい」
手順1：プロンプトをコピー
次の依頼内容を、相手が受け入れやすいメールにしてください。
【依頼内容】
報告書の提出を3日延ばしてほしい
【理由】
別プロジェクトの緊急対応が入り、
時間配分が想定と変わってしまった
【代替案】
部分的な提出（第1章のみ先に提出）でも可能です
【ルール】
- 相手の状況に配慮する
- 具体的な期限や条件を明記
- 断られた場合の対応も示す
手順2：下記３つを自分の状況に書き換える
- 【依頼内容】：何をお願いしたいか
- 【理由】：なぜお願いするのか（簡潔に）
- 【代替案】：相手の都合が悪い場合の別の提案
手順3：ChatGPTに貼り付けて、Enterキーを押す
手順4：AIが作った依頼メールを確認
○○様
お疲れ様です。
○月○日締切の報告書について、 誠に恐縮ですが提出期限の延長をお願いできますでしょうか。
別プロジェクトで緊急対応が発生し、 当初の時間配分での作成が難しい状況となっております。
可能であれば、3日間の猶予をいただき、 ○月○日までに提出させていただきたく存じます。
もし全体の延長が難しい場合は、 第1章のみ当初の期限でお出しし、 残りを後日提出するという方法も検討しております。
ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、 ご検討のほどよろしくお願いいたします。
【応用編】AIへの追加指示で、もっと便利に
一度メールを作った後、続けて指示を出すことで、さらに調整できます。
パターン1：長さを調整する
もっと短くして、100字以内にしてください
または
もう少し詳しく説明を加えて、250字程度にしてください
パターン2：トーンを変える
もう少しカジュアルな表現にしてください
または
もっと丁寧で、よりフォーマルな表現にしてください
パターン3：件名を複数案もらう
このメールに適した件名を5案提案してください
すると：
- 【日程変更のお願い】○○の件
- 打ち合わせ時間変更のご相談
- ○月○日の打ち合わせについて
- 【要確認】打ち合わせ日程の調整
- 明日の打ち合わせ・時間変更のお願い
このように複数案が出てくるので、選ぶだけでOKです。
パターン4：チェックリストを作ってもらう
このメールを送る前のチェックリストを作ってください
すると：
送信前チェックリスト
- [ ] 宛先のメールアドレスは正しいか
- [ ] 添付ファイルはついているか
- [ ] 日時・場所は明記されているか
- [ ] 誤字脱字はないか
- [ ] 件名は内容に合っているか
これをコピーしてメモ帳に保存しておけば、毎回使えます。
なぜ同じ質問でも違う答えが返ってくるのか
AIは、同じプロンプトを入力しても、毎回少し違う文章を返します。
これはバグ（不具合）ではなく、AIの仕様です。
例えば、先ほどの例と同じプロンプトを入力しても：
1回目
田中課長
お疲れ様です。
先日ご指摘いただいた企画書の修正が完了いたしましたので、 ご確認をお願いできますでしょうか。
2回目
件名：企画書修正のご確認依頼
営業部 田中課長
先日ご提出した企画書を修正いたしましたので、ご確認をお願いいたします。
このように、内容は同じだけど、表現が微妙に違う文章が出てきます。
「毎回違う」ことに不安を感じる方へ
特にASD（自閉スペクトラム症）の方は、この「一貫性のなさ」に強い不安を感じることがあります。
「どれが正しいの？」
「さっきと違う答えが出た。どっちを信じればいい？」
「同じ質問なのに、なぜ答えが変わるの？」
これは当然の感覚です。あなたがおかしいわけではありません。
対処法：「正解を求めない」考え方に切り替える
AIの出力は、**「正解」ではなく「候補」**です。
数学のように「答えは1つ」ではなく、
料理のレシピのように「いくつかのやり方がある」と考えてください。
具体的な考え方
❌ こう考えると苦しくなる
「正しい答えを出さなきゃ」
「完璧なメールを書かなきゃ」
「AIが出した最初の答えが正解」
⭕ こう考えると楽になる
「どれも使える候補」
「自分が送りやすいものを選べばいい」
「何回か試して、一番しっくりくるものを選ぶ」
実践：同じプロンプトを3回試してみる
不安な時は、同じプロンプトを2〜3回実行してみましょう。
- 1回目の出力をコピーして、メモ帳に保存
- 同じプロンプトをもう一度入力（2回目）
- 2回目の出力もメモ帳に保存
- もう一度実行（3回目）
- 3つを見比べて、「これが一番使いやすい」を選ぶ
こうすることで：
- 「どれが正解か」ではなく「どれが自分に合うか」で選べる
- 複数の候補から選ぶ安心感が得られる
- AIの「ゆらぎ」に慣れていける
「安定した出力」が欲しい時の工夫
方法1：詳細な指示を出す
プロンプトをより具体的にすると、出力のブレが小さくなります。
ブレが大きい例
会議の日程調整メールを書いて
ブレが小さい例
会議の日程調整メールを以下の条件で作成してください：
- 宛先：取引先（敬称は「様」）
- 件名：「【日程調整】○○の件」の形式
- 本文：150字以内
- 候補日：金曜午前、月曜午後
- トーン：丁寧
- 署名：不要
指示が詳しいほど、AIの「迷い」が減り、安定した出力になります。
方法2：「フォーマット」を指定する
出力の形式を固定することで、内容が変わっても構造は同じになります。
以下のフォーマットで出力してください：
【件名】
（ここに件名）
【本文】
○○様
（挨拶）
（本題）
（締めの言葉）
こうすると、毎回同じ構造で出力されるので、予測しやすくなります。
方法3：お気に入りの出力を「テンプレート化」する
一度良い出力が出たら、それを保存して、次回から使い回しましょう。
- AIが出した文章で気に入ったものをコピー
- メモ帳やEvernoteに保存
- 固有名詞だけ「{ }」に置き換える
例：
{相手の名前}様
お疲れ様です。
{用件}について、ご確認をお願いできますでしょうか。
ご多忙のところ恐縮ですが、{期限}までに
フィードバックをいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
これで「毎回同じ構造」のメールが作れます。
どうしても不安な時の最終手段
同じ文章を何度も使う
AIで作った文章が「これでいい」と思えたら、
その文章をテンプレートとして保存し、何度も使い回すのもOKです。
「毎回違う文章を作らなきゃいけない」
というルールはありません。
同じ構造のメールを、必要な部分だけ変えて送る。
これは、仕事の効率化として、むしろ推奨される方法です。
【トラブル対応】うまくいかない時の解決方法
Q1：AIが変な文章を返してきた
原因：プロンプト（指示文）の情報が足りない
解決方法：
すみません、もう一度お願いします。
今度は、○○という点をもっと強調してください。
と追加で指示を出しましょう。
Q2：敬語が堅苦しすぎる
解決方法：
同じ内容を、もう少し自然な話し言葉に近づけてください
Q3：短すぎて不安
解決方法：
もう少し丁寧に、理由も加えて200字程度にしてください
Q4：自分の状況と合わない部分がある
解決方法：
【修正指示】
「○○」の部分を「△△」に変更してください
Q5：ChatGPTが「無料利用の上限に達しました」と出る
原因：無料版は1日の利用回数に制限があります
解決方法：
- 数時間待つ（制限は時間で解除されます）
- 別のAI（GeminiやClaude）を使う
- 有料版（月20ドル）にアップグレード
Q6：同じ質問をしたのに、毎回違う答えが出て不安
これは正常です。AIは同じ質問でも、毎回少し違う表現で答えます。
解決方法：
- 同じプロンプトを2〜3回試して、一番しっくりくるものを選ぶ
- 気に入った出力をテンプレート化して保存（上の「重要」セクション参照）
- より詳細な指示を出す（指示が詳しいほど、出力のブレが小さくなる）
考え方の切り替え：
- 「正解を探す」→「候補から選ぶ」
- 「完璧な1つ」→「使える複数の選択肢」
【セキュリティ】安全に使うための注意点
⚠️ 絶対に入力してはいけない情報
AIツールに、次のような情報は絶対に入力しないでください：
- 個人情報
- 顧客の名前、住所、電話番号
- メールアドレス
- マイナンバー、クレジットカード番号
- 社外秘情報
- 未発表の製品名
- 売上データ、契約金額
- 社内の人事情報
- パスワードや認証情報
安全な使い方の例
❌ 危険な例
田中太郎様（tanaka.taro@example.com）宛に、
新商品「プロジェクトX」の見積もり500万円で
契約書のドラフトメールを作って
⭕ 安全な例
取引先宛に、新商品の見積もりについて
契約書ドラフトを添付したメールのテンプレートを作って。
具体的な金額や商品名は後から自分で入れます。
実践：固有名詞を伏せる方法
プロンプトを作る時、固有名詞は**{ }で空欄**にしておきましょう。
【宛先】
{取引先の名前}
【要点】
{商品名}の納品が{日付}に決まりました。
こうしておいて、AIが作った文章に、後から自分で固有名詞を入れると安全です。
社内規程の確認方法
会社によっては、AIツールの使用に制限がある場合があります。
確認すべき相手
- 直属の上司
- 情報システム部門
- コンプライアンス担当
こう聞きましょう
「業務でChatGPTなどのAIツールを使っても大丈夫でしょうか？
個人情報や社外秘は入力しないつもりですが、
文章の下書き作成に使いたいと思っています。」
【音声入力】スマホで話しかけるだけで完成
スマホの音声入力を使えば、キーボードで打つよりも早く、楽にメールが作れます。
音声入力の始め方（iPhone/Android共通）
- ChatGPTアプリを開く
- 入力欄の右側にあるマイクアイコンをタップ
- 話しかける
「会議の日程調整メールを丁寧に作って。 相手は取引先の田中さん。 金曜日の午前か、月曜日の午後で提案してください。」 - 話し終わったら、もう一度マイクアイコンをタップ
- 3秒でメールの下書きが完成
よく使う音声入力フレーズ集
そのまま話しかけるだけで使えます。
「会議の日程調整メールを丁寧に」
「取引先への御礼メールを200字で」
「体調不良で休む連絡を、フラットなトーンで」
「進捗報告メールを簡潔に」
「質問メールを3つのトーンで」
「謝罪メールを誠実に。再発防止策も含めて」
追加で調整したい時
メールができた後、続けて話しかけることもできます。
「もっと短くして」
「もっと丁寧にして」
「カジュアルなトーンにして」
「件名も3案出して」
まとめ：メールは「完璧」じゃなくていい
「丁寧で正しいメール」を書こうとすると、手が止まります。
でも、仕事で本当に大切なのは、必要な情報が、必要な人に、適切なタイミングで届くことです。
AIは、その「届けるため」のサポートツールです。
この記事で伝えたかったこと
✅ 完璧を目指さなくていい
7割の下書きをAIに任せて、3割だけ自分で調整すればOK
✅ 選択肢があれば安心
3つのトーンで見比べて、「これなら送れそう」を選ぶ
✅ 段階的に慣れていける
まずは簡単な御礼メールから。徐々に難しい場面にも対応できる
✅ あなただけじゃない
多くの発達障害のある方が、同じ悩みを抱えて、AIで解決している
今日からできること
- ChatGPTの無料アカウントを作る（3分）
- この記事の「実践編1」を、実際に手を動かしてやってみる（5分）
- 1通、試しに作ってみる
「あ、こんなに簡単にできるんだ」という感覚が、あなたの働き方を変える第一歩になります。
次のステップ：他の困りごとも解決できます
メール作成に慣れたら、他の困りごとも解決できます：
📋 タスク管理編
「今日やる3つ」を自動抽出。優先順位の迷いを解消。
🎤 文字起こし編
会議の要点・決定事項・アクションを即座にリスト化。
💬 コミュニケーション編
返信の3トーン生成・説明の図解化。
⏱ 集中・ポモドーロ編
25-5タイマー・過集中の切り上げスクリプト。
すべて実践的なプロンプトをご用意しています。
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最終更新：2025年10月23日
監修協力：就労移行支援事業所スタッフ・発達障害担当
この記事の監修者
市原 早映（いちはら さえ）
2017年より就労移行支援・定着支援の現場で支援に従事。就労移行の立ち上げにも携わり、現在は定着支援に従事しながら就労移行支援もサポートしています。
